Worauf muss ich beim Versenden von Rechnungen und Gutschriften achten?

Rechnung an eine Behörde über Peppol versenden

Wenn Sie eine Rechnung über Peppol an eine Behörde versenden, gibt es einige wichtige Punkte, die Sie beachten sollten. In diesem Artikel erklären wir, warum das Hinzufügen einer Bestellnummer (PO-Nummer) oft entscheidend ist und wie Sie diese korrekt ausfüllen.

Pflichtangaben bei Behördenrechnungen

Behörden nutzen Mercurius, die belgische Plattform, die Peppol-Rechnungen für die öffentliche Verwaltung empfängt und sortiert. Um sicherzustellen, dass Ihre Rechnung dort korrekt verarbeitet wird und bei der richtigen Abteilung ankommt, ist es in vielen Fällen Pflicht, eine Bestellnummer oder PO-Nummer in der Peppol-Rechnung anzugeben.

⚠️ Achtung: Wenn diese Nummer fehlt, wird Ihre Rechnung zwar zugestellt, kann aber innerhalb der Verwaltung nicht korrekt zugeordnet werden. Dies kann zu verspäteter oder unvollständiger Verarbeitung und Zahlung führen.

Was passiert, wenn Sie die Bestellnummer nicht ausfüllen?

Wenn Sie eine Rechnung ohne die korrekte Bestellnummer versenden:

• wird die Rechnung technisch gesehen über Peppol zugestellt;
• Mercurius kann die Rechnung jedoch nicht automatisch der richtigen Abteilung zuweisen;
• wodurch sich die Zahlung möglicherweise verzögert oder fehlschlägt;
• und Sie die Rechnung nicht erneut mit einer Korrektur versenden können (Rechnungen sind gesetzlich unveränderlich).

In diesem Fall müssen Sie:

1. die fehlerhafte Rechnung gutschreiben;
2. eine neue Rechnung erstellen (durch Duplizieren);
3. und diese Version erneut mit der korrekten PO-Nummer versenden.

Wie fügen Sie eine Bestellnummer hinzu?

1. Öffnen Sie die Rechnung, die Sie versenden möchten.
2. Klicken Sie unten auf das Zahnradsymbol, um die Rechnungsoptionen zu öffnen.
3. Gehen Sie zur Registerkarte Peppol.
4. Geben Sie im Abschnitt Erweiterte Peppol-Optionen die korrekte Bestellnummer (PO) ein.
5. Speichern Sie und versenden Sie die Rechnung über Peppol.

Eine Übersicht aller verfügbaren Referenzfelder (Käuferreferenz, Vertrags- und Projektnummer) finden Sie unter Erweiterte Peppol-Optionen: Referenzen.

🖼️ Peppol-Rechnungsoptionen

Rücksprache mit Ihrem Kunden

Wir empfehlen, immer zuerst bei Ihrem Kunden nachzufragen, ob eine Bestellnummer erforderlich ist. In 9 von 10 Fällen bei Behörden ist dies der Fall, aber es bleibt die Verantwortung des Absenders, dies korrekt abzustimmen.