À quoi faut-il faire attention lors de l’envoi de factures et notes de crédit?

Envoyer une facture à une institution publique via Peppol

Lorsque vous envoyez une facture via Peppol à une institution publique, il y a plusieurs points importants à prendre en compte. Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi il est souvent crucial d’ajouter un numéro de commande (numéro PO) et comment le renseigner correctement dans le système.

Informations obligatoires pour les factures à l’administration publique

Les institutions publiques utilisent Mercurius, la plateforme belge qui reçoit et distribue les factures Peppol destinées au secteur public. Pour garantir que votre facture soit correctement traitée et transmise au bon service, il est souvent obligatoire d’ajouter un numéro de commande ou numéro PO à la facture Peppol.

⚠️ Attention : si ce numéro est manquant, la facture sera bien transmise techniquement, mais ne pourra pas être correctement triée dans l’administration. Cela peut entraîner des retards ou erreurs dans le traitement et le paiement.

Que se passe-t-il si vous ne renseignez pas ce numéro ?

Si vous envoyez une facture sans le numéro de commande requis :

• la facture sera tout de même envoyée via Peppol ;
• mais Mercurius ne pourra pas l’assigner automatiquement au bon service ;
• ce qui peut entraîner des retards de paiement, voire un non-paiement ;
• et vous ne pourrez pas renvoyer la même facture modifiée (les factures sont légalement immuables).

Dans ce cas, vous devrez :

1. créditer la facture incorrecte ;
2. créer une nouvelle facture (en dupliquant la précédente) ;
3. puis renvoyer cette nouvelle version avec le bon numéro PO.

Comment ajouter un numéro de commande dans le système ?

1. Ouvrez la facture que vous souhaitez envoyer.
2. Cliquez en bas sur l’icône engrenage pour ouvrir les options de la facture.
3. Allez à l’onglet Peppol.
4. Dans la section Options Peppol avancées, renseignez le Numéro de bon de commande (PO) correct.
5. Enregistrez et envoyez la facture via Peppol.

Pour un aperçu de tous les champs de référence disponibles (référence acheteur, numéro de contrat et de projet), consultez Options Peppol avancées : références.

🖼️ Options de facture Peppol dans le système

Vérifiez toujours auprès de votre client

Nous vous recommandons de toujours demander à votre client si un numéro de commande est requis. Dans 9 cas sur 10 pour les administrations, c’est effectivement le cas. Cependant, c’est toujours la responsabilité de l’émetteur de vérifier et d’encoder correctement ces informations.