Hoe exporteer ik mijn facturen naar Excel?

Wil je je factuurgegevens in Excel voor eigen analyses, rapportage of archivering? Gebruik dan Exporteren naar mezelf. De export loopt in de achtergrond: je ontvangt een e-mail met een downloadlink zodra alles klaarstaat.

Zo start je de export

1. Klik in het hoofdmenu op Facturen (dit werkt op dezelfde manier voor creditnota’s, uitgaven en aankoopborderellen)
2. Klik rechtsboven op Exporteren
3. Kies Exporteren naar mezelf en klik op Volgende

4. Selecteer de documenten die je wilt exporteren; met de filters bovenaan beperk je de lijst tot bijvoorbeeld een bepaald jaar of een bepaalde status
5. Klik op Volgende
6. Controleer het e-mailadres waar de export naartoe gaat (je kunt meerdere adressen opgeven, gescheiden door een komma of puntkomma)
7. Kies welke bestandstypes je naast het Excel-overzicht wilt meesturen: XML (UBL), PDF en/of de originele bijlagen
8. Klik op Start export

Je mag het venster daarna gewoon sluiten en verder werken: de export wordt in de achtergrond gemaakt en de e-mail komt enkele ogenblikken later aan in je mailbox.

💡 Tip: stel bij Instellingen → E-mails het veld E-mail adres export naar mezelf in; dat adres staat dan telkens vooraf ingevuld.

Wat ontvang je?

Je krijgt een e-mail met een knop om een zip-bestand te downloaden. Die downloadlink blijft 48 uur geldig; daarna wordt het bestand automatisch gewist.

In het zip-bestand zit:

• Een Excel-overzicht (.xlsx) van alle geselecteerde documenten, met onder meer factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum, klantgegevens, netto- en BTW-bedragen, totaalbedrag, status en betaalinformatie
• Per document de bestanden die je aanvinkte: het UBL/XML-bestand, de PDF en/of de originele bijlagen

ℹ️ Er is geen aparte keuze tussen Excel en CSV: het gegevensoverzicht is altijd een .xlsx-bestand, dat je in Excel of een ander rekenbladprogramma opent.

💡 Exporteer je een heel grote selectie? Dan vraagt het systeem je om de selectie te verfijnen, bijvoorbeeld per periode. Maak in dat geval enkele kleinere exports.

Wat is het verschil met “Exporteren naar accountant”?

In dezelfde exportmodule zie je ook Exporteren naar accountant. Dat is een andere flow: daarmee mail je de documenten zelf (als XML (UBL), PDF en/of bijlagen) rechtstreeks naar de digitale brievenbus van je boekhouder. Het Excel-gegevensoverzicht via Exporteren naar mezelf is bedoeld voor jouw eigen gebruik.

Meer weten over exporteren naar je boekhouder? Lees Documenten doorsturen naar je accountant via e-mail of bekijk de beschikbare koppelingen (Clearfacts, BillToBox, Octopus, …).