Hoe exporteer ik mijn facturen naar Excel?

Wil je een lijst van je facturen in Excel, met één rij per factuur? Gebruik dan Exporteren naar mezelf en vink het Excel-overzicht (XLSX) aan. De export loopt in de achtergrond: je ontvangt een e-mail met een downloadlink zodra alles klaarstaat.

💡 Zoek je eerder totalen, zoals je omzet per klant of per maand? Die haal je uit Rapporten (afhankelijk van je abonnement), die je ook naar Excel exporteert.

Zo start je de export

1. Klik in het hoofdmenu op Facturen (dit werkt op dezelfde manier voor creditnota’s, uitgaven en aankoopborderellen)
2. Klik rechtsboven op Exporteren
3. Kies Exporteren naar mezelf en klik op Volgende

4. Selecteer de documenten die je wilt exporteren; met de filters bovenaan beperk je de lijst tot bijvoorbeeld een bepaald jaar of een bepaalde status
5. Klik op Volgende
6. Controleer het e-mailadres waar de export naartoe gaat (je kunt meerdere adressen opgeven, gescheiden door een komma of puntkomma)
7. Vink Excel-overzicht (XLSX) aan. Zonder dit vinkje zit er geen Excel-bestand in je export.
8. Kies of je daarnaast ook de documenten zelf wilt meesturen: XML (UBL), PDF en/of Bijlagen. Wil je enkel het Excel-bestand, vink die dan uit. Bij uitgaven heten deze vinkjes net iets anders.
9. Klik op Start export

Je mag het venster daarna gewoon sluiten en verder werken: de export wordt in de achtergrond gemaakt en de e-mail komt enkele ogenblikken later aan in je mailbox.

ℹ️ Het Excel-overzicht staat standaard uit. Sage Cloud Demat Invoicing onthoudt wel je laatste keuze per documenttype, voor je hele bedrijf en ook bij een export naar je accountant. Stuurde jij of een collega de vorige keer enkel XML naar de boekhouder, dan staat het Excel-overzicht weer uit. Kijk de vinkjes dus telkens even na.

💡 Tip: stel bij Instellingen → E-mails het veld E-mail adres export naar mezelf in; dat adres staat dan telkens vooraf ingevuld.

Wat ontvang je?

Je krijgt een e-mail met een knop om een zip-bestand te downloaden. Download het bestand best meteen: de link blijft maar een beperkte tijd geldig.

In het zip-bestand zit:

• Het Excel-overzicht (.xlsx), met één rij per geselecteerd document. Daarin staan onder meer het factuurnummer, de factuurdatum en vervaldatum, de naam, het btw-nummer en het adres van de klant, het netto-, btw- en totaalbedrag, de status, het openstaande bedrag en de betaalgegevens (betaald bedrag, laatste betaaldatum, betaalwijze). Bij uitgaven zie je de leverancier in plaats van de klant.
• Per document de bestanden die je aanvinkte: het UBL/XML-bestand, de PDF en/of de bijlagen

ℹ️ Er is geen aparte keuze tussen Excel en CSV: het overzicht is altijd een .xlsx-bestand, dat je in Excel of een ander rekenbladprogramma opent.

💡 Exporteer je een heel grote selectie? Dan vraagt het systeem je om de selectie te verfijnen, bijvoorbeeld per periode. Maak in dat geval enkele kleinere exports.

Wat is het verschil met “Exporteren naar accountant”?

In dezelfde exportmodule zie je ook Exporteren naar accountant. Daarmee stuur je de documenten zelf (als XML (UBL), PDF en/of bijlagen) rechtstreeks naar de digitale brievenbus van je boekhouder. Exporteren naar mezelf is bedoeld voor jouw eigen gebruik, zoals analyses, rapportage of archivering.

Meer weten over exporteren naar je boekhouder? Lees Documenten doorsturen naar je accountant via e-mail of bekijk de beschikbare koppelingen (Clearfacts, BillToBox, Octopus, …).