Comment exporter mes factures vers Excel ?

Vous voulez une liste de vos factures dans Excel, avec une ligne par facture ? Utilisez alors Exporter vers moi-même et cochez l’Aperçu Excel (XLSX). L’export s’exécute en arrière-plan : vous recevez un e-mail avec un lien de téléchargement dès que tout est prêt.

💡 Vous cherchez plutôt des totaux, comme votre chiffre d’affaires par client ou par mois ? Vous les trouvez dans les Rapports (selon votre abonnement), que vous pouvez aussi exporter vers Excel.

Comment démarrer l’export

1. Cliquez dans le menu principal sur Factures (cela fonctionne de la même manière pour les notes de crédit, les dépenses et les bordereaux d’achat)
2. Cliquez en haut à droite sur Exporter
3. Choisissez Exporter vers moi-même et cliquez sur Suivant

4. Sélectionnez les documents que vous souhaitez exporter ; avec les filtres en haut, vous limitez la liste par exemple à une certaine année ou un certain statut
5. Cliquez sur Suivant
6. Vérifiez l’adresse e-mail vers laquelle l’export est envoyé (vous pouvez indiquer plusieurs adresses, séparées par une virgule ou un point-virgule)
7. Cochez Aperçu Excel (XLSX). Sans cette case, votre export ne contient pas de fichier Excel.
8. Choisissez si vous voulez aussi joindre les documents eux-mêmes : XML (UBL), PDF et/ou Pièces jointes. Vous voulez uniquement le fichier Excel ? Décochez-les alors. Pour les dépenses, ces cases portent un nom légèrement différent.
9. Cliquez sur Démarrer l’exportation

Vous pouvez ensuite simplement fermer la fenêtre et continuer à travailler : l’export est créé en arrière-plan et l’e-mail arrive quelques instants plus tard dans votre boîte de réception.

ℹ️ L’aperçu Excel est décoché par défaut. Sage Cloud Demat Invoicing retient toutefois votre dernier choix par type de document, pour toute votre entreprise et aussi lors d’un export vers votre comptable. Si vous ou un collègue avez envoyé uniquement du XML au comptable la dernière fois, l’aperçu Excel est de nouveau décoché. Vérifiez donc les cases à chaque fois.

💡 Conseil : configurez dans Paramètres → E-mails le champ Adresse e-mail export vers moi-même ; cette adresse sera alors pré-remplie à chaque fois.

Que recevez-vous ?

Vous recevez un e-mail avec un bouton pour télécharger un fichier zip. Téléchargez-le de préférence tout de suite : le lien ne reste valable que pendant une durée limitée.

Le fichier zip contient :

• L’aperçu Excel (.xlsx), avec une ligne par document sélectionné. Vous y trouvez entre autres le numéro de facture, la date de facture et la date d’échéance, le nom, le numéro de TVA et l’adresse du client, les montants net, TVA et total, le statut, le montant restant dû et les informations de paiement (montant payé, dernière date de paiement, mode de paiement). Pour les dépenses, vous voyez le fournisseur au lieu du client.
• Par document, les fichiers que vous avez cochés : le fichier UBL/XML, le PDF et/ou les pièces jointes

ℹ️ Il n’y a pas de choix séparé entre Excel et CSV : l’aperçu est toujours un fichier .xlsx, que vous ouvrez dans Excel ou un autre tableur.

💡 Vous exportez une très grande sélection ? Le système vous demande alors d’affiner votre sélection, par exemple par période. Dans ce cas, faites plusieurs exports plus petits.

Quelle est la différence avec “Exporter vers le comptable” ?

Dans le même module d’export, vous voyez aussi Exporter vers le comptable. Il vous permet d’envoyer les documents eux-mêmes (en XML (UBL), PDF et/ou pièces jointes) directement vers la boîte de réception numérique de votre comptable. Exporter vers moi-même est destiné à votre propre usage, par exemple pour des analyses, des rapports ou l’archivage.

En savoir plus sur l’export vers votre comptable ? Lisez Transmettre des documents à votre comptable par e-mail ou consultez les connexions disponibles (Clearfacts, BillToBox, Octopus, …).