Comment exporter mes factures vers Excel ?

Vous voulez vos données de facturation dans Excel pour vos propres analyses, rapports ou archivage ? Utilisez alors Exporter vers moi-même. L’export s’exécute en arrière-plan : vous recevez un e-mail avec un lien de téléchargement dès que tout est prêt.

Comment démarrer l’export

1. Cliquez dans le menu principal sur Factures (cela fonctionne de la même manière pour les notes de crédit, les dépenses et les bordereaux d’achat)
2. Cliquez en haut à droite sur Exporter
3. Choisissez Exporter vers moi-même et cliquez sur Suivant

4. Sélectionnez les documents que vous souhaitez exporter ; avec les filtres en haut, vous limitez la liste par exemple à une certaine année ou un certain statut
5. Cliquez sur Suivant
6. Vérifiez l’adresse e-mail vers laquelle l’export est envoyé (vous pouvez indiquer plusieurs adresses, séparées par une virgule ou un point-virgule)
7. Choisissez quels types de fichiers vous voulez joindre en plus de l’aperçu Excel : XML (UBL), PDF et/ou les pièces jointes originales
8. Cliquez sur Démarrer l’exportation

Vous pouvez ensuite simplement fermer la fenêtre et continuer à travailler : l’export est créé en arrière-plan et l’e-mail arrive quelques instants plus tard dans votre boîte de réception.

💡 Conseil : configurez dans Paramètres → E-mails le champ Adresse e-mail export vers moi-même ; cette adresse sera alors pré-remplie à chaque fois.

Que recevez-vous ?

Vous recevez un e-mail avec un bouton pour télécharger un fichier zip. Ce lien de téléchargement reste valable 48 heures ; ensuite, le fichier est automatiquement supprimé.

Le fichier zip contient :

• Un aperçu Excel (.xlsx) de tous les documents sélectionnés, avec entre autres le numéro de facture, la date de facture, la date d’échéance, les données client, les montants nets et TVA, le montant total, le statut et les informations de paiement
• Par document, les fichiers que vous avez cochés : le fichier UBL/XML, le PDF et/ou les pièces jointes originales

ℹ️ Il n’y a pas de choix séparé entre Excel et CSV : l’aperçu des données est toujours un fichier .xlsx, que vous ouvrez dans Excel ou un autre tableur.

💡 Vous exportez une très grande sélection ? Le système vous demande alors d’affiner votre sélection, par exemple par période. Dans ce cas, faites plusieurs exports plus petits.

Quelle est la différence avec “Exporter vers le comptable” ?

Dans le même module d’export, vous voyez aussi Exporter vers le comptable. C’est un autre flux : il vous permet d’envoyer les documents eux-mêmes (en XML (UBL), PDF et/ou pièces jointes) directement vers la boîte de réception numérique de votre comptable. L’aperçu Excel via Exporter vers moi-même est destiné à votre propre usage.

En savoir plus sur l’export vers votre comptable ? Lisez Transmettre des documents à votre comptable par e-mail ou consultez les connexions disponibles (Clearfacts, BillToBox, Octopus, …).