Wie exportiere ich meine Rechnungen nach Excel?

Möchten Sie eine Liste Ihrer Rechnungen in Excel, mit einer Zeile pro Rechnung? Verwenden Sie dann Exportieren für mich selbst und haken Sie die Excel-Übersicht (XLSX) an. Der Export läuft im Hintergrund: Sie erhalten eine E-Mail mit einem Download-Link, sobald alles bereitsteht.

💡 Suchen Sie eher Summen, etwa Ihren Umsatz pro Kunde oder pro Monat? Die finden Sie in den Berichten (je nach Abonnement), die Sie ebenfalls nach Excel exportieren können.

So starten Sie den Export

1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Rechnungen (das funktioniert auf dieselbe Weise für Gutschriften, Ausgaben und Einkaufsbelege)
2. Klicken Sie oben rechts auf Exportieren
3. Wählen Sie Exportieren für mich selbst und klicken Sie auf Weiter

4. Wählen Sie die Dokumente aus, die Sie exportieren möchten; mit den Filtern oben beschränken Sie die Liste zum Beispiel auf ein bestimmtes Jahr oder einen bestimmten Status
5. Klicken Sie auf Weiter
6. Prüfen Sie die E-Mail-Adresse, an die der Export gehen soll (Sie können mehrere Adressen angeben, getrennt durch Komma oder Semikolon)
7. Haken Sie Excel-Übersicht (XLSX) an. Ohne dieses Häkchen enthält Ihr Export keine Excel-Datei.
8. Wählen Sie, ob Sie zusätzlich die Dokumente selbst mitsenden möchten: XML (UBL), PDF und/oder Anhänge. Möchten Sie nur die Excel-Datei? Dann entfernen Sie diese Häkchen. Bei Ausgaben heißen diese Häkchen etwas anders.
9. Klicken Sie auf Export starten

Sie können das Fenster danach einfach schließen und weiterarbeiten: Der Export wird im Hintergrund erstellt und die E-Mail kommt wenige Augenblicke später in Ihrem Posteingang an.

ℹ️ Die Excel-Übersicht ist standardmäßig nicht angehakt. Sage Cloud Demat Invoicing merkt sich allerdings Ihre letzte Wahl pro Dokumenttyp, für Ihr ganzes Unternehmen und auch bei einem Export an Ihren Buchhalter. Haben Sie oder eine Kollegin bzw. ein Kollege zuletzt nur XML an den Buchhalter geschickt, ist die Excel-Übersicht wieder nicht angehakt. Prüfen Sie die Häkchen also jedes Mal kurz.

💡 Tipp: Stellen Sie unter Einstellungen → E-Mails das Feld E-Mail-Adresse Export an mich selbst ein; diese Adresse ist dann jedes Mal vorausgefüllt.

Was erhalten Sie?

Sie bekommen eine E-Mail mit einer Schaltfläche, um eine ZIP-Datei herunterzuladen. Laden Sie die Datei am besten sofort herunter: Der Link bleibt nur eine begrenzte Zeit gültig.

In der ZIP-Datei finden Sie:

• Die Excel-Übersicht (.xlsx) mit einer Zeile pro ausgewähltem Dokument. Darin stehen unter anderem Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum, Name, USt-IdNr. und Adresse des Kunden, Netto-, MwSt- und Gesamtbetrag, Status, offener Betrag und die Zahlungsinformationen (bezahlter Betrag, letztes Zahlungsdatum, Zahlungsart). Bei Ausgaben sehen Sie den Lieferanten statt des Kunden.
• Pro Dokument die Dateien, die Sie angehakt haben: die UBL/XML-Datei, die PDF und/oder die Anhänge

ℹ️ Es gibt keine separate Wahl zwischen Excel und CSV: Die Übersicht ist immer eine .xlsx-Datei, die Sie in Excel oder einem anderen Tabellenkalkulationsprogramm öffnen.

💡 Exportieren Sie eine sehr große Auswahl? Dann bittet das System Sie, die Auswahl zu verfeinern, zum Beispiel nach Zeitraum. Erstellen Sie in dem Fall einige kleinere Exporte.

Was ist der Unterschied zu “Exportieren für den Buchhalter”?

Im selben Exportmodul sehen Sie auch Exportieren für den Buchhalter. Damit senden Sie die Dokumente selbst (als XML (UBL), PDF und/oder Anhänge) direkt an das digitale Postfach Ihres Buchhalters. Exportieren für mich selbst ist für Ihren eigenen Gebrauch gedacht, etwa für Analysen, Berichte oder die Archivierung.

Mehr über den Export an Ihren Buchhalter erfahren? Lesen Sie Dokumente per E-Mail an Ihren Buchhalter weiterleiten oder sehen Sie sich die verfügbaren Verbindungen an (Clearfacts, BillToBox, Octopus, …).