Wie exportiere ich meine Rechnungen nach Excel?

Möchten Sie Ihre Rechnungsdaten in Excel für eigene Analysen, Berichte oder die Archivierung? Verwenden Sie dann Exportieren für mich selbst. Der Export läuft im Hintergrund: Sie erhalten eine E-Mail mit einem Download-Link, sobald alles bereitsteht.

So starten Sie den Export

1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Rechnungen (das funktioniert auf dieselbe Weise für Gutschriften, Ausgaben und Einkaufsbelege)
2. Klicken Sie oben rechts auf Exportieren
3. Wählen Sie Exportieren für mich selbst und klicken Sie auf Weiter

4. Wählen Sie die Dokumente aus, die Sie exportieren möchten; mit den Filtern oben beschränken Sie die Liste zum Beispiel auf ein bestimmtes Jahr oder einen bestimmten Status
5. Klicken Sie auf Weiter
6. Prüfen Sie die E-Mail-Adresse, an die der Export gehen soll (Sie können mehrere Adressen angeben, getrennt durch Komma oder Semikolon)
7. Wählen Sie, welche Dateitypen neben der Excel-Übersicht mitgesendet werden sollen: XML (UBL), PDF und/oder die originalen Anhänge
8. Klicken Sie auf Export starten

Sie können das Fenster danach einfach schließen und weiterarbeiten: Der Export wird im Hintergrund erstellt und die E-Mail kommt wenige Augenblicke später in Ihrem Posteingang an.

💡 Tipp: Stellen Sie unter Einstellungen → E-Mails das Feld E-Mail-Adresse Export an mich selbst ein; diese Adresse ist dann jedes Mal vorausgefüllt.

Was erhalten Sie?

Sie bekommen eine E-Mail mit einer Schaltfläche, um eine ZIP-Datei herunterzuladen. Dieser Download-Link bleibt 48 Stunden gültig; danach wird die Datei automatisch gelöscht.

In der ZIP-Datei finden Sie:

• Eine Excel-Übersicht (.xlsx) aller ausgewählten Dokumente, unter anderem mit Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Kundendaten, Netto- und MwSt-Beträgen, Gesamtbetrag, Status und Zahlungsinformationen
• Pro Dokument die Dateien, die Sie angehakt haben: die UBL/XML-Datei, die PDF und/oder die originalen Anhänge

ℹ️ Es gibt keine separate Wahl zwischen Excel und CSV: Die Datenübersicht ist immer eine .xlsx-Datei, die Sie in Excel oder einem anderen Tabellenkalkulationsprogramm öffnen.

💡 Exportieren Sie eine sehr große Auswahl? Dann bittet das System Sie, die Auswahl zu verfeinern, zum Beispiel nach Zeitraum. Erstellen Sie in dem Fall einige kleinere Exporte.

Was ist der Unterschied zu “Exportieren für den Buchhalter”?

Im selben Exportmodul sehen Sie auch Exportieren für den Buchhalter. Das ist ein anderer Ablauf: Damit mailen Sie die Dokumente selbst (als XML (UBL), PDF und/oder Anhänge) direkt an das digitale Postfach Ihres Buchhalters. Die Excel-Datenübersicht über Exportieren für mich selbst ist für Ihren eigenen Gebrauch gedacht.

Mehr über den Export an Ihren Buchhalter erfahren? Lesen Sie Dokumente per E-Mail an Ihren Buchhalter weiterleiten oder sehen Sie sich die verfügbaren Verbindungen an (Clearfacts, BillToBox, Octopus, …).