Oben auf Ihren Dokumentlisten kann ein oranges Banner mit einem Text wie diesem erscheinen:
12 Dokument(e) sind für diesen Zeitraum noch nicht in der Buchhaltung.
Diese Meldung ist eine Gedächtnisstütze. Sie zählt, wie viele Dokumente aus dem oben gewählten Zeitraum noch nicht an Ihre Buchhaltung weitergeleitet wurden. So sehen Sie auf einen Blick, ob Sie noch etwas exportieren müssen, bevor Sie den Monat oder das Quartal abschließen.
Das Banner erscheint auf den Listen Rechnungen, Gutschriften, Ausgaben und Einkaufsbordereaus.
Ein Dokument zählt mit, solange es nicht an die Buchhaltung versendet wurde. Das geschieht auf zwei Wegen:
Sobald eines von beiden geschehen ist, verschwindet das Dokument aus der Zählung.
Diese Dokumente zählen nicht mit:
💡 Tipp: Sehen Sie eine unerwartet hohe Zahl? Prüfen Sie zuerst Ihren Zeitraumfilter. Steht er auf Alles, zählen auch historische Dokumente mit, die Sie damals außerhalb von Sage Cloud Demat Invoicing verarbeitet haben.
Klicken Sie im Banner auf Diese Dokumente anzeigen. Die Liste filtert dann sofort auf den Status Noch nicht in der Buchhaltung.
Denselben Filter finden Sie auch im Statusfilter oben in der Liste, zusammen mit Nur vom Kunden exportiert.
In der Liste sehen Sie pro Dokument ein Badge:
| Badge | Bedeutung |
|---|---|
| In der Buchhaltung | An Ihren Buchhalter oder an eine Buchhaltungsverbindung weitergeleitet. In Ordnung. |
| Vom Kunden | Jemand hat das Dokument selbst heruntergeladen oder exportiert, aber es ist nicht in die Buchhaltung gegangen. Das braucht noch Nachverfolgung. |
| Neu | Noch nicht exportiert, weder vom Kunden noch an die Buchhaltung. |
Die Unterscheidung zwischen In der Buchhaltung und Vom Kunden ist bewusst so gewählt. Ein Download durch den Kunden sagt nichts darüber aus, was in der Buchhaltungssoftware ankommt.
Mehr über die verschiedenen Verbindungen lesen Sie in Welche Buchhaltungssoftware ist kompatibel?
⚠️ Achtung: Haken Sie beim Exportieren die Option Dokumente noch nicht als exportiert markieren an, zählen diese Dokumente weiterhin im Banner mit. Diese Option ist für Testexporte gedacht, nicht für Ihren regulären Monatsabschluss.
Wird ein bereits versendetes Dokument entsperrt, um es noch anzupassen, wird der Buchhaltungsstatus zurückgesetzt. Das Dokument zählt danach erneut mit, damit Sie nicht vergessen, die korrigierte Fassung trotzdem weiterzuleiten.
⚠️ Achtung: Möglicherweise steht die erste Fassung dann bereits in Ihrer Buchhaltungssoftware. Stimmen Sie das mit Ihrem Buchhalter ab, bevor Sie erneut exportieren.
Möchten Sie das Banner nicht sehen, haben Sie zwei Möglichkeiten:
Diese Wahl gilt nur für Sie, nicht für Ihre Kollegen, und blendet das Banner auf allen Dokumentlisten aus. An derselben Stelle schalten Sie es wieder ein. Mehr über Ihre persönlichen Meldungen lesen Sie in Benachrichtigungen pro Benutzer einstellen.
