En haut de vos listes de documents peut apparaître une bannière orange avec un texte du type :
12 document(s) ne sont pas encore en comptabilité pour cette période.
Ce message est un pense-bête. Il compte le nombre de documents de la période sélectionnée en haut de la liste qui n’ont pas encore été transmis à votre comptabilité. Vous voyez ainsi d’un coup d’œil s’il vous reste quelque chose à exporter avant de clôturer le mois ou le trimestre.
La bannière apparaît sur les listes Factures, Notes de crédit, Dépenses et Bordereaux d’achat.
Un document est compté tant qu’il n’a pas été envoyé à la comptabilité. Cela se fait de deux manières :
Dès que l’une des deux a eu lieu, le document disparaît du décompte.
Ces documents ne sont pas comptés :
💡 Conseil : un chiffre étonnamment élevé ? Vérifiez d’abord votre filtre de période. S’il est sur Tout, les documents historiques que vous aviez traités en dehors de Sage Cloud Demat Invoicing sont également comptés.
Cliquez dans la bannière sur Afficher ces documents. La liste se filtre alors immédiatement sur le statut Pas encore en comptabilité.
Vous retrouvez ce même filtre dans le filtre de statut en haut de la liste, avec Exporté uniquement par le client.
Dans la liste, chaque document porte un badge :
| Badge | Signification |
|---|---|
| En comptabilité | Transmis à votre comptable ou à une connexion comptable. C’est en ordre. |
| Par le client | Quelqu’un a téléchargé ou exporté le document lui-même, mais il n’est pas allé en comptabilité. Cela demande encore un suivi. |
| Nouveau | Pas encore exporté, ni par le client, ni vers la comptabilité. |
La distinction entre En comptabilité et Par le client est volontaire. Un téléchargement par le client ne dit rien de ce qui arrive dans le logiciel comptable.
Pour en savoir plus sur les différentes connexions, consultez Quels logiciels comptables sont compatibles ?
⚠️ Attention : si vous cochez l’option Ne pas encore marquer les documents comme exportés lors de l’export, ces documents continuent de compter dans la bannière. Cette option est destinée aux exports de test, pas à votre clôture mensuelle habituelle.
Si un document déjà envoyé est déverrouillé pour être modifié, son statut comptable est réinitialisé. Le document est ensuite à nouveau compté, afin que vous n’oubliiez pas de transmettre la version corrigée.
⚠️ Attention : la première version se trouve peut-être déjà dans votre logiciel comptable. Concertez-vous avec votre comptable avant de réexporter.
Si vous ne souhaitez pas voir la bannière, vous avez deux possibilités :
Ce choix ne vaut que pour vous, pas pour vos collègues, et masque la bannière sur toutes les listes de documents. Vous la réactivez au même endroit. Pour en savoir plus sur vos notifications personnelles, consultez Configurer les notifications par utilisateur.
