Sage Cloud Demat Invoicing
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Wie kann ich meine bestehenden Kunden importieren?

Möchten Sie schnell und einfach mehrere Kunden zu Ihrem Konto hinzufügen? Sie können eine Kundenliste über eine Excel-Datei importieren (.xlsx oder .xls, maximal 20 MB). Andere Formate wie CSV werden nicht unterstützt: Speichern Sie Ihre Datei in dem Fall zuerst als Excel-Datei.

Vorbereitung

Haben Sie Kundendaten über verschiedene Rechnungen oder Dokumente verteilt? Dann ist es wichtig, diese zuerst in einer zentralen Liste zusammenzuführen.

Tipp: Klicken Sie im Import-Dialog auf Beispieldatei herunterladen, um eine Excel-Vorlage herunterzuladen. So sehen Sie sofort, welche Spalten Sie verwenden können und wie Ihre Datei aussehen sollte.

Beispiel Excel-Datei

Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel, wie Ihre Excel-Datei aussehen kann:

title company_type last_name first_name entity_type vat_id vat_country_code email
Bakkerij Janssen Unternehmen Janssen Pieter BV 0123456789 BE info@bakkerijjanssen.be
Marie Dupont Privatperson Dupont Marie marie@email.be
Tech Solutions Unternehmen De Vries Jan NV 9876543210 BE contact@techsolutions.be

Achtung: Die erste Zeile muss die Spaltennamen enthalten (wie title, last_name usw.). Die eigentlichen Kundendaten beginnen ab Zeile 2.

Zwei Spalten werden oft verwechselt:

  • Unternehmenstyp (company_type): Ist der Kunde ein Unternehmen oder eine Privatperson?
  • Rechtsform (entity_type): die Rechtsform eines Unternehmens, wie BV oder NV. Setzen Sie die Rechtsform vorzugsweise in diese separate Spalte, nicht in den Titel.

Wie importieren Sie Ihre Kunden?

  1. Gehen Sie im Menü zu Kontakte → Kunden.
  2. Klicken Sie auf Importieren.

Es öffnet sich ein Dialogfenster “Kunden importieren”:

Import-Dialog

Importeinstellungen

Feld Beschreibung
Datei Ziehen Sie Ihre Excel-Datei (.xlsx oder .xls, max. 20 MB) in das Upload-Feld oder klicken Sie, um eine Datei auszuwählen.
Importieren als Wählen Sie, ob Sie die Kontakte als Kunde oder als Lieferant importieren möchten. Sie müssen eine Option wählen: Ein Kontakt kann nicht gleichzeitig Kunde und Lieferant sein.
Kontaktpersonen Wählen Sie, ob Kontaktpersonen aus Ihrer Datei ebenfalls importiert werden sollen (Auch importieren) oder nicht (Nicht importieren).
Bei Duplikaten Bestimmen Sie, was passieren soll, wenn ein Kunde bereits existiert: Überspringen (bestehende Kunden werden nicht geändert), Überschreiben (bestehende Kunden werden mit neuen Daten aktualisiert) oder Neu erstellen (es wird ein neuer Datensatz erstellt, das Duplikat erhält eine Nummer als Suffix). Siehe Wie werden Duplikate erkannt?
Kunden löschen Wählen Sie, ob bestehende Kunden vor dem Import gelöscht werden sollen: Standardmäßig wird nichts gelöscht, oder wählen Sie Zuvor importierte Elemente entfernen oder Alle entfernen.

Klicken Sie unten auf Beispieldatei herunterladen, um eine Excel-Vorlage mit den am häufigsten verwendeten Spalten herunterzuladen.

  1. Laden Sie Ihre Excel-Datei hoch.
  2. Prüfen Sie die Einstellungen.
  3. Klicken Sie auf Importieren, um zur Spaltenzuordnung zu gelangen.

Schritt 2: Spaltenzuordnung

Nach dem Hochladen Ihrer Datei erscheint der Bildschirm für die Spaltenzuordnung:

Spaltenzuordnung

In diesem Bildschirm ordnen Sie die Spalten aus Ihrer Excel-Datei den richtigen Datenfeldern in Sage Cloud Demat Invoicing zu:

Spalte Beschreibung
Datenspalte Das Feld in Sage Cloud Demat Invoicing, in das die Daten übernommen werden sollen (z. B. Titel, Nachname, USt-IdNr.). Felder mit einem * sind Pflichtfelder.
Dateispalte Wählen Sie hier aus, welche Spalte aus Ihrer Excel-Datei diesem Feld zugeordnet werden soll. Wählen Sie “Überspringen”, wenn Sie ein Feld nicht importieren möchten.
Spalte hinzufügen Bei einigen Feldern können Sie mehrere Spalten kombinieren (z. B. Vorname + Nachname zum Titel zusammenführen).

Tipp: Sage Cloud Demat Invoicing erkennt automatisch Spaltennamen, die mit der Beispieldatei übereinstimmen. Wenn Sie die Beispieldatei als Grundlage verwendet haben, sind die meisten Spalten bereits korrekt zugeordnet.

  1. Prüfen Sie, ob alle Spalten korrekt zugeordnet sind.
  2. Klicken Sie auf Fortfahren…

Schritt 3: Kontrolle

Bevor der Import endgültig ausgeführt wird, erhalten Sie einen Kontrollbildschirm. Dort sehen Sie:

  • welche Zeilen als Duplikat erkannt wurden (mit Angabe des Feldes, auf dem die Übereinstimmung basiert);
  • bei der Option “Überschreiben”: welche Datensätze aktualisiert werden, mit den geänderten Feldern markiert (aktueller versus neuer Wert);
  • Fehlermeldungen bei Zeilen mit fehlenden Pflichtfeldern oder ungültigen Werten.

Bestätigen Sie, um den Import auszuführen.

Verfügbare Datenspalten

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht aller Datenspalten, die Sie beim Import zuordnen können. Die Spalte “Spalte in Beispieldatei” zeigt den Spaltennamen, wie er in der herunterladbaren Beispieldatei steht. Sie sind nicht verpflichtet, diese Namen zu verwenden (Sie ordnen die Spalten selbst in Schritt 2 zu), aber es erleichtert die Zuordnung. Felder, die mit “(keine)” markiert sind, sind nicht in der Beispieldatei enthalten: Fügen Sie dafür selbst eine Spalte hinzu.

Basisdaten

Datenspalte Spalte in Beispieldatei Pflicht Beschreibung
Titel title Ja* Name des Unternehmens oder des Kunden, ohne Rechtsform (die gehört in die Spalte Rechtsform)
Nachname last_name Ja* Nachname des Kunden
Vorname first_name Nein Vorname des Kunden
Unternehmenstyp company_type Ja Unternehmen oder Privatperson
Rechtsform entity_type Nein Rechtsform des Unternehmens (siehe verfügbare Werte)

* In der Spaltenzuordnung sind Titel, Nachname und Unternehmenstyp als Pflichtfelder markiert. In der Praxis gilt: Der Titel ist Pflicht für Unternehmen; für Privatpersonen wird der Titel automatisch aus Vorname + Nachname zusammengesetzt, und der Nachname ist Pflicht.

USt-Daten

Datenspalte Spalte in Beispieldatei Pflicht Beschreibung
USt-IdNr. vat_id Nein USt-IdNr. des Unternehmens (nur die Nummer)
USt-Ländercode vat_country_code Nein Ländercode der USt-IdNr. (siehe Ländercodes)

Achtung: Geben Sie die USt-IdNr. ohne Ländercode und ohne Leerzeichen oder Punkte ein. Also “0123456789” und nicht “BE0123456789” oder “0123.456.789”.

Adressdaten

Datenspalte Spalte in Beispieldatei Pflicht Beschreibung
Adresse address Nein Adresse des Kunden
Postleitzahl address_zip Nein Postleitzahl des Kunden
Ort address_city Nein Stadt des Kunden
Land address_country Nein Ländercode des Kunden (siehe Ländercodes)

Kontaktdaten

Datenspalte Spalte in Beispieldatei Pflicht Beschreibung
E-Mail email Nein E-Mail-Adresse des Kunden. Verwenden Sie pro Kunde eine eindeutige E-Mail-Adresse: Die E-Mail-Adresse wird auch für die Duplikaterkennung verwendet
Telefon telephone Nein Telefonnummer des Kunden
Mobiltelefon (keine) Nein Mobilnummer des Kunden
Faxnummer fax Nein Faxnummer des Kunden
Website website Nein Website des Kunden

Bankdaten

Datenspalte Spalte in Beispieldatei Pflicht Beschreibung
IBAN-Ländercode iban_country_code Nein Ländercode der IBAN (siehe Ländercodes)
IBAN iban Nein IBAN des Kunden
BIC bic Nein BIC/SWIFT-Code des Kunden (8 oder 11 alphanumerische Zeichen)

Rechnungseinstellungen

Datenspalte Spalte in Beispieldatei Pflicht Beschreibung Optionen
Dokumentsprache doc_language Nein Sprache für Dokumente nl, fr, en, de (Kleinbuchstaben)
MwSt.-Satz vat_percentage Nein Standard-MwSt.-Satz Eine Zahl zwischen 0 und 100 (z. B. 0, 6, 12, 21)
Umsatzsteuer verschoben (keine) Nein Verlagerung der Steuerschuld (Reverse Charge) 1 (ja) oder 0 (nein)
Zahlungsfrist (Tage) (keine) Nein Zahlungsfrist in Tagen Eine ganze Zahl zwischen 0 und 365 (z. B. 14, 30, 60)
Automatische Mahnung (keine) Nein Automatische Mahnungen versenden 1 (ja) oder 0 (nein)

Kontaktpersonen

Diese Spalten werden nur verarbeitet, wenn Sie bei den Importeinstellungen Kontaktpersonen: Auch importieren gewählt haben.

Datenspalte Spalte in Beispieldatei Pflicht Beschreibung
Kontaktperson Vorname contactperson_first_name Nein Vorname der Kontaktperson
Kontaktperson Nachname contactperson_last_name Nein Nachname der Kontaktperson

Peppol-Daten

Datenspalte Spalte in Beispieldatei Pflicht Beschreibung
Peppol Scheme ID (keine) Nein Peppol Scheme ID (z. B. 0208 für die belgische Unternehmensnummer)
Peppol Endpoint ID (keine) Nein Peppol Endpoint ID (meist die Unternehmensnummer)
Identifikations-Scheme ID (keine) Nein Identifikations-Scheme ID
Identifikations-ID (keine) Nein Identifikations-ID

Sonstiges

Datenspalte Spalte in Beispieldatei Pflicht Beschreibung
Interne Notizen (keine) Nein Private Notizen, nicht sichtbar für den Kunden (max. 1000 Zeichen)
Externe ID (keine) Nein Externe Referenz-ID (für Verknüpfungen mit anderen Systemen); wird auch für die Duplikaterkennung verwendet
Sortierreihenfolge (keine) Nein Sortierreihenfolge (Nummer)

Rechtsformen

Für das Feld Rechtsform (entity_type in der Beispieldatei) erkennt Sage Cloud Demat Invoicing die gängigen belgischen und internationalen Rechtsformen. Einige Beispiele:

Wert Vollständiger Name
BV Besloten Vennootschap
BVBA Besloten Vennootschap met Beperkte Aansprakelijkheid
NV Naamloze Vennootschap
VOF Vennootschap Onder Firma
Comm.V Commanditaire Vennootschap
SC Coöperatieve Vennootschap
VZW Vereniging Zonder Winstoogmerk
Eenmanszaak Einzelunternehmen
Particulier Privatperson / natürliche Person

Auch ausländische Formen wie SRL, SA, SARL, GmbH, AG und Ltd werden erkannt. Verwenden Sie einen Wert, der nicht erkannt wird, erhalten Sie während des Kontrollschritts eine Fehlermeldung mit den gültigen Werten.

Ländercodes

Für Felder mit Ländercodes (vat_country_code, address_country, iban_country_code) verwenden Sie die ISO 3166-1 Alpha-2-Codes (2 Großbuchstaben):

Code Land
BE Belgien
NL Niederlande
FR Frankreich
DE Deutschland
LU Luxemburg
GB Vereinigtes Königreich
ES Spanien
IT Italien
AT Österreich
CH Schweiz

Tipp: Verwenden Sie immer 2 Großbuchstaben für Ländercodes. Eine vollständige Liste finden Sie unter ISO 3166-1 Alpha-2.

Wie werden Duplikate erkannt?

Sage Cloud Demat Invoicing prüft pro Zeile, ob es bereits einen bestehenden Kunden gibt, der übereinstimmt. Das geschieht anhand dieser Felder, vom spezifischsten zum am wenigsten spezifischen:

  1. Externe ID
  2. Vorname + Nachname + E-Mail-Adresse
  3. Titel + E-Mail-Adresse
  4. Titel + USt-IdNr.
  5. E-Mail-Adresse
  6. USt-IdNr.
  7. Vorname + Nachname
  8. Titel

Die erste Kombination, die vollständig ausgefüllt ist und mit einem bestehenden Kunden übereinstimmt, bestimmt die Übereinstimmung. Adressdaten werden nicht für die Duplikaterkennung verwendet.

Achtung: Die E-Mail-Adresse wiegt schwer. Zwei verschiedene Kunden mit derselben E-Mail-Adresse werden als Duplikat betrachtet. Für die zuverlässigste Erkennung tragen Sie pro Kunde eine eindeutige Externe ID oder USt-IdNr. ein.

Was passiert bei Duplikaten?

Abhängig von Ihrer Auswahl bei “Bei Duplikaten”:

Option Verhalten
Überspringen Der bestehende Kunde bleibt unverändert, die Zeile aus Ihrer Excel-Datei wird ignoriert
Überschreiben Der bestehende Kunde wird mit den Daten aus Ihrer Excel-Datei aktualisiert
Neu erstellen Es wird ein neuer Kunde erstellt; das Duplikat erhält eine Nummer als Suffix

Nach dem Import

Nach einem erfolgreichen Import finden Sie Ihre neuen Kunden in der Kundenübersicht (Kontakte → Kunden). Es empfiehlt sich, stichprobenartig einige importierte Kunden zu öffnen und zu prüfen, ob alle Daten korrekt übernommen wurden.

Achtung: Zeilen mit fehlenden Pflichtfeldern oder ungültigen Werten erhalten eine Fehlermeldung während des Kontrollschritts. Beheben Sie diese in Ihrer Excel-Datei und versuchen Sie es erneut, oder prüfen Sie nach dem Import, ob die Anzahl der importierten Kunden mit der Anzahl der Zeilen in Ihrer Datei übereinstimmt.

Tipps für einen erfolgreichen Import

  • Dateiformat: Verwenden Sie eine Excel-Datei (.xlsx oder .xls) von maximal 20 MB
  • Ländercodes immer als 2 Großbuchstaben (BE, NL, FR, DE)
  • USt-IdNr. ohne Ländercode und ohne Leerzeichen oder Punkte
  • Ja/Nein-Felder (Umsatzsteuer verschoben, automatische Mahnung) tragen Sie als 1 oder 0 ein
  • E-Mail-Adressen pro Kunde eindeutig halten (wichtig für die Duplikaterkennung)
  • Leere Zellen sind kein Problem für optionale Felder
  • Duplikate: Verwenden Sie “Bei Duplikaten” → “Überschreiben”, um bestehende Kundendaten zu aktualisieren

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