Wie erstelle ich Backups meiner Rechnungsdaten?

Ihre Daten werden sicher in der Cloud aufbewahrt und bleiben in Ihrem Konto verfügbar. Möchten Sie darüber hinaus selbst eine Kopie Ihrer Daten aufbewahren, zum Beispiel für Ihr eigenes Archiv oder für Ihren Buchhalter? Dann verwenden Sie die Exportfunktionen von Sage Cloud Demat Invoicing.

Warum selbst exportieren?

Als Unternehmer sind Sie gesetzlich verpflichtet, Ihre Rechnungen und Buchhaltungsbelege aufzubewahren: In Belgien gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (Art. 60 des belgischen MwSt-Gesetzbuches). Mit einem eigenen Export haben Sie immer eine Kopie zur Hand, auch offline.

Dokumente exportieren (Rechnungen, Gutschriften, Ausgaben)

Sie können Ihre Dokumente gesammelt als ZIP-Datei exportieren:

1. Gehen Sie zur Dokumentübersicht, zum Beispiel Rechnungen
2. Wählen Sie die Dokumente aus, die Sie exportieren möchten (oder filtern Sie zuerst nach Zeitraum)
3. Klicken Sie auf Exportieren
4. Wählen Sie, welche Dateitypen der Export enthalten soll:
   • XML (UBL): das Standardformat für den Import in Buchhaltungspakete
   • PDF: eine PDF-Version jedes Dokuments
   • Anhänge: die originalen Anhänge (Scans, Fotos)
5. Tragen Sie die E-Mail-Adresse ein, an die der Export gehen soll (mehrere Adressen sind möglich, getrennt durch Komma oder Semikolon), und klicken Sie auf Export starten

Sie erhalten anschließend eine E-Mail mit einem Download-Link zur ZIP-Datei.

Achtung: Der Download-Link bleibt 48 Stunden gültig. Danach wird die ZIP-Datei automatisch gelöscht. Laden Sie Ihren Export also sofort herunter und bewahren Sie die Datei an einem sicheren Ort auf.

Dieselbe Exportmöglichkeit gibt es auch für Gutschriften und Ausgaben. Praktisch für Ihren Buchhalter: Sie können die E-Mail-Adresse Ihres Buchhalters eintragen oder separate E-Mails pro Dokument mit der UBL-Datei als Anhang wählen (für ein digitales Postfach Ihrer Buchhaltungssoftware).

Kunden, Lieferanten und Produkte exportieren

Auch Ihre Stammdaten können Sie als Excel-Datei (.xlsx) exportieren:

1. Gehen Sie zu Kontakte → Kunden (oder Lieferanten, Kontaktpersonen, Produkte)
2. Klicken Sie auf Exportieren
3. Warten Sie, bis der Export fertig ist, und klicken Sie auf Herunterladen

Bewahren Sie Ihre Exporte sicher auf

• Cloud-Speicher (Google Drive, OneDrive, Dropbox)
• Externe Festplatte
• Bewahren Sie Rechnungsdaten mindestens 10 Jahre auf (gesetzliche Aufbewahrungspflicht, Art. 60 des belgischen MwSt-Gesetzbuches)

Haben Sie Fragen zu Ihren Daten oder möchten Sie Garantien zur Aufbewahrung? Kontaktieren Sie unser Supportteam, wir helfen Ihnen gerne weiter!