Comment faire des sauvegardes de mes données de facturation ?

Vos données sont conservées en toute sécurité dans le cloud et restent disponibles dans votre compte. Vous voulez en plus conserver vous-même une copie de vos données, par exemple pour vos propres archives ou pour votre comptable ? Utilisez alors les fonctions d’export de Sage Cloud Demat Invoicing.

Pourquoi exporter vous-même ?

En tant qu’entrepreneur, vous êtes légalement tenu de conserver vos factures et pièces comptables : en Belgique, le délai de conservation est de 10 ans (art. 60 du Code de la TVA). Avec votre propre export, vous avez toujours une copie sous la main, même hors ligne.

Exporter des documents (factures, notes de crédit, dépenses)

Vous pouvez exporter vos documents en masse sous forme de fichier zip :

1. Allez dans l’aperçu des documents, par exemple Factures
2. Sélectionnez les documents que vous voulez exporter (ou filtrez d’abord sur une période)
3. Cliquez sur Exporter
4. Choisissez quels types de fichiers vous voulez dans l’export :
   • XML (UBL) : le format standard pour l’import dans les logiciels comptables
   • PDF : une version PDF de chaque document
   • Pièces jointes : les pièces jointes originales (scans, photos)
5. Remplissez l’adresse e-mail vers laquelle l’export peut être envoyé (plusieurs adresses possibles, séparées par une virgule ou un point-virgule) et cliquez sur Démarrer l’exportation

Vous recevez ensuite un e-mail avec un lien de téléchargement vers le fichier zip.

Attention : le lien de téléchargement reste valable 48 heures. Ensuite, le fichier zip est automatiquement supprimé. Téléchargez donc votre export immédiatement et conservez le fichier dans un endroit sûr.

La même possibilité d’export existe aussi pour les notes de crédit et les dépenses. Pratique pour votre comptable : vous pouvez remplir l’adresse e-mail de votre comptable, ou choisir des e-mails séparés par document avec le fichier UBL en pièce jointe (pour une boîte de réception numérique de votre logiciel comptable).

Exporter les clients, fournisseurs et produits

Vous pouvez aussi exporter vos données de base sous forme de fichier Excel (.xlsx) :

1. Allez dans Contacts → Clients (ou Fournisseurs, Personnes de contact, Produits)
2. Cliquez sur Exporter
3. Attendez que l’export soit prêt et cliquez sur Télécharger

Conservez vos exports en sécurité

• Stockage cloud (Google Drive, OneDrive, Dropbox)
• Disque dur externe
• Conservez les données de facturation pendant au moins 10 ans (obligation légale de conservation, art. 60 du Code de la TVA)

Vous avez des questions sur vos données ou vous voulez des garanties sur leur conservation ? Contactez notre équipe de support, nous vous aidons avec plaisir !