Wie verarbeite ich eingehende Rechnungen?

Empfangen Sie Rechnungen über Peppol oder scannen Sie Dokumente per AI Scan ein? In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie diese Dokumente verarbeiten und an Ihren Buchhalter weiterleiten.

Eingehende Dokumente folgen zwei Routen:

• Peppol-Dokumente kommen im Tab Peppol an. Dort entscheiden Sie selbst, was Sie importieren.
• Gescannte oder hochgeladene Dokumente (AI Scan) erscheinen direkt in Ausgaben, mit einem Status wie Scannen oder Zu prüfen.

Der Peppol-Tab: Ihre Sammelstelle für Peppol-Dokumente

Im Tab Peppol finden Sie alle Dokumente, die Sie über das Peppol-Netzwerk empfangen: Eingangsrechnungen, Gutschriften und Self-Billing-Dokumente.

💡 Tipp: Der Peppol-Tab ist eine temporäre Sammelstelle. Dokumente bleiben hier, bis Sie sie verarbeiten - nicht alles, was eingeht, muss in Ihren Eingangsrechnungen landen.

Warum steht dieser Tab “dazwischen”?

Der Peppol-Tab funktioniert als Filter zwischen Empfang und Verarbeitung. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit:

• Zu bestimmen, welche Dokumente für Ihre Buchhaltung relevant sind
• Irrelevante Dokumente direkt abzulehnen
• Dokumente zum richtigen Modul weiterzuleiten

Schritt 1: Öffnen Sie ein Dokument im Peppol-Tab

1. Gehen Sie zu Peppol im Hauptmenü
2. Klicken Sie auf ein Dokument, um es zu öffnen
3. Prüfen Sie, ob die Daten korrekt eingelesen wurden

Schritt 2: Wählen Sie die richtige Aktion

Nach der Prüfung eines Dokuments haben Sie verschiedene Optionen:

Option A: In Ausgaben importieren

Die häufigste Aktion für Eingangsrechnungen und Gutschriften:

1. Klicken Sie auf In Ausgaben importieren
2. Prüfen und passen Sie gegebenenfalls die Daten an
3. Bestätigen Sie den Import

Das Dokument verschwindet nun aus dem Peppol-Tab und erscheint in Ausgaben.

Option B: Ablehnen

Nicht jedes Dokument gehört in Ihre Buchhaltung. Lehnen Sie Dokumente ab, die nicht relevant sind:

1. Öffnen Sie das Dokument im Peppol-Tab
2. Klicken Sie auf Ablehnen
3. Das Dokument wird aus der Liste entfernt

💡 Beispiele für abzulehnende Dokumente: doppelte Eingänge oder Dokumente, die nicht für Sie bestimmt sind. Eine Ablehnung können Sie später rückgängig machen.

Option C: Andere Module

Einige Peppol-Dokumente gehen nicht an Ausgaben, sondern an ein anderes Modul:

Bei Self-Billing erhält Ihr Lieferant Ihre Rechnung anstatt umgekehrt. Diese Dokumente werden separat im Modul Einkaufsbelege verarbeitet.

Gescannte Dokumente: direkt nach Ausgaben

Dokumente, die Sie über AI Scan einscannen oder hochladen, überspringen den Peppol-Tab. Sie erscheinen sofort in Ausgaben:

1. Während des Einlesens erhält das Dokument den Status Scannen
2. Danach steht es mit dem Status Zu prüfen bereit
3. Öffnen Sie das Dokument, prüfen Sie die ausgelesenen Daten und bestätigen Sie

Ausgaben: Ihre endgültige Liste

Das Modul Ausgaben enthält Ihre endgültige Liste von:

• Eingangsrechnungen
• Empfangenen Gutschriften

Dies ist der Ort, von dem aus Sie Dokumente an Ihren Buchhalter exportieren.

Schritt 3: An Ihren Buchhalter exportieren

Sobald sich Dokumente in den Ausgaben befinden, können Sie diese weiterleiten:

1. Gehen Sie zu Ausgaben
2. Wählen Sie die Dokumente aus, die Sie exportieren möchten
3. Klicken Sie auf Exportieren
4. Wählen Sie Ihre Exportmethode: zum Beispiel per E-Mail an Ihren Buchhalter, oder über ein verbundenes Buchhaltungspaket wie BillToBox oder Expert/M+
5. Klicken Sie auf Export starten

💡 Tipp: Dokumente, die Sie bereits exportiert haben, werden markiert, sodass Sie immer wissen, was Sie bereits an Ihren Buchhalter gesendet haben.

Zusammenfassung des Workflows

Mehr erfahren?

• Expert/M-Verbindung einrichten
• BillToBox-Verbindung einrichten
• Welche Buchhaltungssoftware arbeitet mit Sage Cloud Demat Invoicing zusammen?