Sage Cloud Demat Invoicing
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Zahlungserinnerungen versenden (automatisch und manuell)

Bleibt eine Rechnung nach dem Fälligkeitsdatum unbezahlt, kann Sage Cloud Demat Invoicing Ihren Kunden automatisch daran erinnern. Oder Sie senden selbst eine Erinnerung zum Zeitpunkt Ihrer Wahl. Beide nutzen dieselben Erinnerungstexte, die Sie vollständig selbst bestimmen.

Automatische Erinnerungen einrichten

  1. Gehen Sie zu Einstellungen → E-Mails und scrollen Sie zu Einstellungen für automatische Erinnerungen
  2. Aktivieren Sie Automatische Erinnerungen aktivieren
  3. Legen Sie pro Erinnerung den Zeitpunkt fest: Am Fälligkeitsdatum oder eine Anzahl Tage nach Fälligkeit
  4. Schreiben Sie pro Erinnerung Betreff und Nachricht, und zwar je Sprache (NL/FR/EN/DE), damit jeder Kunde die Erinnerung in der Sprache seiner Rechnung erhält
  5. Mit + fügen Sie weitere Erinnerungen hinzu; klicken Sie auf Speichern

Standardmäßig stehen drei Erinnerungen bereit: am Fälligkeitsdatum, nach 14 Tagen und eine letzte nach 31 Tagen. Texte und Zeitpunkte können Sie vollständig anpassen.

In Ihren Texten können Sie Variablen verwenden, die automatisch ausgefüllt werden, z. B. #klant_bedrijf, #factuur_nummer, #factuur_vervaldatum, #factuur_totaalbedrag, #factuur_openbedrag, #factuur_link, #bedrijf_iban und #factuur_betaal_ref.

ℹ️ Automatische Erinnerungen sind je nach Abonnement verfügbar (in den höheren Formeln enthalten, für kleinere als Add-on). Sehen Sie die Einstellungen nicht? Kontaktieren Sie help@clouddematinvoicing.be.

Erinnerungen pro Kunde oder pro Rechnung aktivieren

Neben der allgemeinen Einstellung bestimmen Sie auch, wer Erinnerungen erhält:

  • Pro Kunde: Aktivieren Sie auf der Kundenkarte, Tab Dokumenteinstellungen, die Option Automatische Erinnerungs-E-Mail an den Kunden senden. Neue Rechnungen für diesen Kunden übernehmen diese Einstellung.
  • Pro Rechnung: In den Rechnungseinstellungen (Zahnrad-Symbol) können Sie die Option Erinnerung für diese eine Rechnung ein- oder ausschalten.

Wann geht eine automatische Erinnerung raus?

  • Erinnerungen werden jeden Morgen verarbeitet. Eine Erinnerung „am Fälligkeitsdatum" geht so am nächsten Morgen raus, nachdem die Rechnung überfällig geworden ist.
  • Die nächste Erinnerung zählt ab der vorherigen Erinnerung: Eine lange überfällige Rechnung erhält also nie mehrere Erinnerungen gleichzeitig, sondern durchläuft die Reihe sauber eine nach der anderen.
  • Die Erinnerung geht immer per E-Mail (auch für Rechnungen, die Sie über Peppol versendet haben) an die aktuelle E-Mail-Adresse des Kunden (oder der verknüpften Kontaktperson). Es wird kein PDF angehängt; der Kunde öffnet die Rechnung über die Schaltfläche Online ansehen.

Wann wird keine Erinnerung versendet?

Eine Rechnung wird automatisch übersprungen, wenn:

  • sie noch nicht an den Kunden versendet wurde (per E-Mail oder Peppol): Ein Entwurf erhält nie eine Erinnerung;
  • kein offener Betrag mehr besteht (bezahlt oder vollständig durch Zahlungen/Gutschriften ausgeglichen);
  • sie (teilweise) gutgeschrieben wurde;
  • der Kunde keine gültige E-Mail-Adresse hat;
  • die Erinnerung für diesen Schritt bereits versendet wurde (nie doppelt).

💡 Übersicht erhalten? Aktivieren Sie unter Einstellungen → Mein Konto → E-Mail-Benachrichtigungen die Meldung Zusammenfassung automatische Erinnerungen. Sie erhalten dann jeweils eine Übersicht, welche Erinnerungen versendet wurden und bei welchen Rechnungen es nicht geklappt hat (mit Grund).

Manuell eine Erinnerung senden

Für eine überfällige Rechnung senden Sie jederzeit selbst eine Erinnerung:

  1. Gehen Sie zu Rechnungen und suchen Sie die überfällige Rechnung (Status Überfällig)
  2. Öffnen Sie das Aktionsmenü (⋮) neben der Rechnung und wählen Sie Erinnerung senden
  3. Wählen Sie unter Text verwenden von, welchen Erinnerungstext Sie nutzen (Erinnerung 1, 2, …); bereits versendete Erinnerungen sind markiert
  4. Passen Sie Betreff oder Text gerne noch an
  5. Möchten Sie die Rechnung als Anhang mitsenden? Aktivieren Sie Dokument als PDF-Anhang zur E-Mail hinzufügen
  6. Klicken Sie auf Erinnerung senden

Die Option erscheint ab dem Tag nach Ablauf des Fälligkeitsdatums, auch für teilweise bezahlte Rechnungen.

💡 Per Post: Sie können eine Erinnerung auch per Brief versenden. Der Erinnerungstext wird dann als zusätzliche erste Seite vor der Rechnung gedruckt.

Versendete Erinnerungen nachverfolgen

  • In der Rechnungsliste sehen Sie ein Glocken-Symbol bei Rechnungen, für die bereits Erinnerungen versendet wurden.
  • Klicken Sie darauf (oder öffnen Sie die Mail-Statistiken der Rechnung, Tab Erinnerungen) für die vollständige Historie: wann versendet, an wen, und ob der Kunde die E-Mail bereits angesehen hat.

Häufige Fragen

Warum hat mein Kunde keine Erinnerung erhalten? Prüfen Sie, ob automatische Erinnerungen aktiv sind (Einstellungen → E-Mails), ob die Option beim Kunden/bei der Rechnung aktiviert ist, ob die Rechnung tatsächlich versendet wurde und ob noch ein offener Betrag besteht. Siehe die Liste der Übersprung-Gründe oben.

Zählt eine manuelle Erinnerung in der automatischen Reihe mit? Nein. Eine manuelle Erinnerung ändert nichts am Zeitplan der automatischen Reihe; sie wird aber in der Historie mit angezeigt.

Erhalten Proformas auch Erinnerungen? Ja, automatische Erinnerungen gelten auch für überfällige Proformas (mit denselben Einstellungen).