Comment le statut de paiement se synchronise-t-il entre Clearfacts et Sage Cloud Demat Invoicing ?

Si votre compte est connecté à Clearfacts, les deux systèmes échangent automatiquement des informations via des tâches planifiées. Cela ne se fait pas en temps réel, mais à des moments fixes chaque jour.

Qu’est-ce qui se synchronise et quand ?

• Transmission des documents : les documents envoyés sont transmis automatiquement au dossier Clearfacts de votre comptable. Vous ne devez donc pas les exporter manuellement.
• Récupération des statuts de paiement : chaque nuit, le système vérifie dans Clearfacts quelles factures transmises y sont enregistrées comme payées, et reprend cette information.

Que se passe-t-il quand une facture s’avère payée ?

Si une facture est marquée payée dans Clearfacts :

1. un paiement est automatiquement enregistré sur cette facture dans Sage Cloud Demat Invoicing (visible dans les paiements de la facture, comme type Compte bancaire) ;
2. le statut de la facture passe à Payée (ou Partiellement payée s’il reste un solde ouvert).

ℹ️ La date du paiement enregistré automatiquement est le moment de la synchronisation, pas la date exacte à laquelle le paiement est arrivé sur votre compte bancaire.

Si la facture a entre-temps été (entièrement) créditée, aucun paiement supplémentaire n’est créé ; la note de crédit explique alors le statut de paiement.

La synchronisation est à sens unique

Le statut de paiement circule uniquement de Clearfacts vers Sage Cloud Demat Invoicing. Si vous marquez manuellement une facture comme payée dans Sage Cloud Demat Invoicing, cela n’est pas transmis à Clearfacts. La comptabilité dans Clearfacts (alimentée par la connexion bancaire de votre comptable) est donc la source des informations de paiement.

Questions fréquentes

Mon client a payé, mais la facture n’est pas encore marquée Payée ? La synchronisation tourne la nuit. Comptez au maximum un jour de délai après le traitement du paiement dans Clearfacts. Il faut aussi que la facture ait d’abord été transmise à Clearfacts.

Puis-je accélérer la synchronisation ? Non, les moments sont fixes. Vous pouvez bien sûr toujours enregistrer un paiement manuellement sur la facture.

Cela fonctionne-t-il aussi pour les notes de crédit ? Les notes de crédit sont également transmises à Clearfacts, mais l’enregistrement automatique de paiements ne se fait que sur les factures.