Self-billing (bordereaux d’achat) : comment ça marche ?

Avec le self-billing (autofacturation), ce n’est pas le vendeur mais l’acheteur qui établit la facture. Le résultat s’appelle un bordereau d’achat (self-billed invoice) : un document qui mentionne légalement « facture établie par le preneur ». Exemples classiques : une laiterie qui établit le décompte du lait pour l’éleveur laitier, ou une criée qui fait le décompte avec ses producteurs.

Dans Sage Cloud Demat Invoicing, il y a deux côtés, tous deux sous le menu Factures :

ℹ️ Les bordereaux d’achat sont disponibles selon votre abonnement (inclus ou en module complémentaire). Vous ne voyez pas les modules ? Contactez help@clouddematinvoicing.be.

Établir soi-même un bordereau d’achat (émis)

1. Allez dans Factures → Bordereaux d’achat émis et cliquez sur Ajouter
2. Choisissez le fournisseur au nom duquel vous établissez le document
3. Remplissez les lignes comme pour une facture normale et enregistrez

Quelques propriétés :

• Série de numéros distincte : les bordereaux d’achat reçoivent une numérotation séparée et ininterrompue avec le préfixe standard AB (notes de crédit AC). Vous définissez le numéro de départ via Paramètres → Préférences (Numéro de départ bordereau d’achat).
• Dénomination : sous les mêmes préférences, vous choisissez si le document est intitulé « Bordereau d’achat » ou « Self-billing ».
• Le PDF porte automatiquement la mention légale « Facture établie par le preneur ».
• Vous envoyez le document par e-mail ou Peppol à votre fournisseur, et suivez le paiement et le statut comme pour les factures.
• Via le menu d’actions (⋮), vous créez une note de crédit sur un bordereau (Créer une note de crédit), ou vous ajoutez le bordereau à vos Dépenses pour qu’il figure aussi dans votre aperçu des coûts.

Envoyer via Peppol

Un bordereau d’achat passe par Peppol comme self-billed invoice (type de document 389 ; notes de crédit type 261).

• L’IBAN de votre fournisseur est obligatoire. S’il manque, vous recevez le message « Le fournisseur (client) n’a pas d’IBAN configuré. Un IBAN est obligatoire pour l’envoi de documents self-billing via Peppol. » Complétez l’IBAN sur la fiche fournisseur sous Données financières.
• Le destinataire doit être enregistré sur Peppol pour les documents self-billing : tous les participants Peppol ne peuvent pas recevoir ce type de document. Accordez-vous avec votre fournisseur.
• Après envoi via Peppol, le document est verrouillé ; les corrections se font via une note de crédit.

Recevoir des bordereaux d’achat (revenus)

Si un client (par ex. une coopérative ou une criée) établit des factures en votre nom, elles arrivent via Peppol :

1. Le document apparaît dans votre boîte Peppol avec un label Self-Billing
2. Cliquez sur Vérifier : vous voyez le message « Votre client a établi une facture en votre nom (Bordereau d’achat). Lors de l’import, elle n’apparaît pas dans le module Dépenses mais dans le module Bordereaux d’achat. »
3. Liez le document à un client existant ou nouveau et cliquez sur Importer dans les Bordereaux d’achat

Le document se trouve ensuite sous Factures → Bordereaux d’achat (revenus), avec des statuts comme Nouveau, Ouvert, Partiellement payé et Payé. Les notes de crédit reçues sur ces bordereaux y arrivent avec des montants négatifs.

💡 Condition : votre réception Peppol doit être active. Voir Comment puis-je me connecter au réseau Peppol ?

Comptabilité

Les bordereaux d’achat émis et leurs notes de crédit sont repris dans vos exports vers votre comptable et dans les connexions comme Clearfacts. Dans les paramètres, vous pouvez définir des modèles d’e-mail distincts et des textes d’intro/remarques par défaut par type de document.

Self-billing via l’API

Un système externe génère vos décomptes ? Vous pouvez aussi créer les bordereaux d’achat et leurs notes de crédit par programmation, y compris votre propre mise en page PDF en pièce jointe. Voir Autofacturation via l’API.

Questions fréquentes

Quelle est la différence avec une facture d’achat normale (dépense) ? Pour un achat normal, votre fournisseur établit la facture et vous l’enregistrez comme dépense. Avec le self-billing, vous établissez vous-même le document au nom du fournisseur, d’où la série de numéros propre et le module distinct.

Dois-je convenir de quelque chose avec mon fournisseur ? Oui. L’autofacturation suppose un accord (écrit) entre les deux parties : chaque document ne vaut qu’après acceptation (tacite) par le fournisseur.

Puis-je refuser un bordereau d’achat reçu ? Oui, dans la boîte Peppol vous pouvez rejeter un document au lieu de l’importer (et annuler ce rejet plus tard).