Self-billing (aankoopborderellen): hoe werkt het?

Bij self-billing stelt niet de verkoper maar de koper de factuur op. Het resultaat heet een aankoopborderel (self-billed invoice): een document dat wettelijk vermeldt “factuur uitgereikt door afnemer”. Klassieke voorbeelden zijn een zuivelbedrijf dat de melkgeldafrekening opstelt voor de melkveehouder, of een veiling die afrekent met haar telers.

In Sage Cloud Demat Invoicing bestaan er twee kanten, allebei onder het menu Facturen:

ℹ️ Aankoopborderellen zijn beschikbaar afhankelijk van je abonnement (inbegrepen of als add-on). Zie je de modules niet? Contacteer help@clouddematinvoicing.be.

Zelf een aankoopborderel opstellen (uitgegeven)

1. Ga naar Facturen → Uitgegeven aankoopborderellen en klik op Toevoegen
2. Kies de leverancier namens wie je het document opstelt
3. Vul de lijnen in zoals bij een gewone factuur en bewaar

Enkele eigenschappen:

• Eigen nummerreeks: aankoopborderellen krijgen een aparte, ononderbroken nummering met standaard prefix AB (creditnota’s AC). Het startnummer stel je in via Instellingen → Voorkeuren (Startnummer aankoopborderel).
• Benaming: onder dezelfde voorkeuren kies je of het document als “Aankoopborderel” of “Self-billing” benoemd wordt.
• Op de PDF staat automatisch de wettelijke vermelding “Factuur uitgereikt door afnemer”.
• Je verstuurt het document via e-mail of Peppol naar je leverancier, en volgt betaling en status op zoals bij facturen.
• Via het actiemenu (⋮) maak je een creditnota op een borderel (Maak creditnota), of voeg je het borderel toe aan je Uitgaven zodat het ook in je kostenoverzicht staat.

Versturen via Peppol

Een aankoopborderel gaat via Peppol als self-billed invoice (documenttype 389; creditnota’s als type 261).

• De IBAN van je leverancier is verplicht. Ontbreekt die, dan krijg je de melding “De leverancier (klant) heeft geen IBAN ingesteld. Een IBAN is verplicht voor het versturen van self-billing documenten via Peppol.” Vul de IBAN aan op de leveranciersfiche onder Financiële gegevens.
• De ontvanger moet op Peppol geregistreerd zijn voor self-billing documenten; niet elke Peppol-deelnemer kan dit documenttype ontvangen. Stem dit af met je leverancier.
• Na verzending via Peppol wordt het document vergrendeld; correcties doe je via een creditnota.

Aankoopborderellen ontvangen (inkomsten)

Stelt een klant (bv. een coöperatie of veiling) facturen op namens jou, dan komen die binnen via Peppol:

1. Het document verschijnt in je Peppol-inbox met een Self-Billing-label
2. Klik op Controleren; je ziet de melding “Je klant stelde een factuur op namens jou (Aankoopborderel). Wanneer je deze importeert verschijnt deze niet in de Uitgaven module maar in de Aankoopborderellen module.”
3. Koppel het document aan een bestaande of nieuwe klant en klik op Importeren in Aankoopborderellen

Het document staat daarna bij Facturen → Aankoopborderellen (inkomsten), met statussen zoals Nieuw, Open, Gedeeltelijk betaald en Betaald. Ontvangen creditnota’s op zulke borderellen komen daar met negatieve bedragen terecht.

💡 Voorwaarde is dat je Peppol ontvangen actief staat. Zie Hoe kan ik aansluiten op het Peppol netwerk?

Boekhouding

Uitgegeven aankoopborderellen en hun creditnota’s worden mee opgenomen in je exports naar je accountant en in koppelingen zoals Clearfacts. In de instellingen kan je aparte e-mailtemplates en standaard intro/opmerkingen per documenttype instellen.

Self-billing via de API

Genereert een extern systeem je afrekeningen? Dan kan je aankoopborderellen en hun creditnota’s ook programmatisch aanmaken, inclusief je eigen PDF-layout als bijlage. Zie Self-billing via de API.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil met een gewone aankoopfactuur (uitgave)? Bij een gewone aankoop stelt je leverancier de factuur op en registreer jij ze als uitgave. Bij self-billing stel jij het document zelf op namens de leverancier; daarom heeft het een eigen nummerreeks en een aparte module.

Moet ik iets afspreken met mijn leverancier? Ja. Self-billing veronderstelt een (schriftelijke) afspraak tussen beide partijen: elk document geldt pas na (stilzwijgende) aanvaarding door de leverancier.

Kan ik een ontvangen aankoopborderel weigeren? Ja, in de Peppol-inbox kan je een document afwijzen in plaats van importeren (en die afwijzing later ongedaan maken).