Welke instellingen kan ik op een document aanpassen?

Naast de gegevens die je rechtstreeks op een factuur invult (klant, datum, lijnen, opmerkingen), heeft elk document een aantal extra instellingen. Hiermee bepaal je onder andere de betalingstermijn, de taal van het document, het BTW-regime, eventuele korting en de Peppol-referenties. Je vindt deze opties via het tandwielicoon onderaan het document.

💡 Tip: Deze instellingen werken op exact dezelfde manier voor offertes en creditnota’s.

De instellingen openen

Open een bestaande factuur of maak een nieuwe aan (Facturen → Toevoegen).
Klik onderaan in de actiebalk op het tandwielicoon ⚙️.
Het venster Factuur opties opent met zes tabbladen.

Algemeen

Instelling	Wat het doet
Vervaldatum	De betalingstermijn. Kies bv. 10 dagen, 30 dagen, 1 maand of 30 dagen na einde maand. De vervaldatum op het document wordt automatisch berekend.
Herinnering	Vink aan om automatisch een herinneringsmail te sturen wanneer de factuur vervalt. De inhoud en timing pas je aan via Instellingen → E-mails.
Taal document	De taal waarin het document wordt opgemaakt (Nederlands, Frans, Engels of Duits). Dit staat los van de taal van de applicatie.
Referentie / Titel	Een eigen referentie of titel die op het document verschijnt.
Creditnota	Geef aan of het document een creditnota is.

Weergave

Toon aantallen – toon of verberg de kolom met aantallen.
Toon totalen – toon alle tussentotalen, of enkel het eindtotaal.

BTW

Factuur bedragen zijn – reken de bedragen inclusief of exclusief BTW.
BTW op elke lijn – pas in één keer hetzelfde tarief (0 %, 6 %, 12 % of 21 %) toe op alle lijnen, of laat ze ongewijzigd.
BTW verlegd – voor bijzondere regimes zoals medecontractant (werken in onroerende staat), intracommunautaire levering of dienst (B2B), margeregeling, of export buiten de EU.
BTW-verklaring 6 % – voeg de juiste verklaring toe bij het verlaagd tarief (renovatie privéwoning, voeding/drukwerk/boeken, sloop en heropbouw, sociale huisvesting …).
BTW vrijgesteld – vink aan wanneer je vrijgesteld bent van BTW.

Korting & betaling

Korting contant – geef een korting voor contante betaling.
Korting – pas een kortingspercentage toe op het volledige document.
Betaalinfo tonen – toon de betaalgegevens, verberg ze, of markeer de factuur als al betaald.
Betaling QR tonen – toon een QR-code voor SEPA-betalingen zodat je klant de factuur met één scan kan betalen.

Peppol

In dit tabblad vul je optionele referenties in die in het Peppol-document (UBL) worden meegestuurd. Deze velden zijn vooral van belang bij facturatie aan de overheid of aan grote bedrijven.

Je kan onder andere meegeven:

Bestelbonnummer (PO) – het ordernummer of PO-nummer van je klant.
Projectnummer, Contractnummer en Uw referentie (kostplaats, afdeling of contactpersoon).
Verkoop ordernummer, Verzendingsnummer, Ontvangstbewijsnummer en Oorspronkelijk documentnummer.
Dienstperiode start- en einddatum – de periode waarop het document betrekking heeft.
Betalingsmethode – overschrijf de bedrijfsstandaard voor dit ene document.

⚠️ Let op: Stem het gebruik van deze velden af met je klant. Eens een factuur via Peppol verzonden is, kan je deze velden niet meer aanpassen en de factuur niet opnieuw versturen met hetzelfde nummer.

Meer hierover lees je in Waar moet ik op letten bij het versturen van facturen en creditnota’s?

Bijlagen

Voeg extra bestanden toe die samen met het document worden meegestuurd (bv. een bestelbon of werkfiche).

Vergeet niet te bewaren

Klik na het aanpassen op OK in het venster en daarna op Bewaren op het document zelf, zodat je wijzigingen behouden blijven.

💡 Tip: Standaardwaarden voor de betalingstermijn, herinneringen en betalingsmethode stel je bedrijfsbreed in via Instellingen → Voorkeuren. Per document kan je hier steeds van afwijken.