Factureer je aan de overheid (B2G) of aan grote organisaties, dan verwacht je klant vaak specifieke referenties op de factuur: een bestelbonnummer, koperreferentie, contract- of projectnummer. Die referenties zorgen ervoor dat je factuur bij de juiste dienst of afdeling terechtkomt en vlot verwerkt (en dus betaald) wordt.
Dezelfde velden verschijnen ook in het verzendvenster van Peppol, onder de uitklapbare sectie Peppol order referentie, handig als je ze op het laatste moment nog wilt invullen of nakijken.
Elk veld komt overeen met een officieel referentieveld (BT-code) in de Europese e-facturatienorm:
| Veld | BT-code | Waarvoor |
|---|---|---|
| Bestelbonnummer (PO) | BT-13 | Het nummer van de bestelbon (purchase order) van je klant |
| Uw referentie | BT-10 | De koperreferentie: bv. kostenplaats, afdeling of contactpersoon die je klant opgeeft |
| Projectnummer | BT-11 | Het project waarop de factuur betrekking heeft |
| Contractnummer | BT-12 | Het contract of raamovereenkomst waaronder je factureert |
| Verkoop ordernummer | BT-14 | Jouw eigen verkooporder-nummer |
In hetzelfde tabblad vind je nog enkele extra Peppol-velden, zoals de dienstperiode (start- en einddatum, BT-73/74), een contact-e-mailadres van de verkoper (BT-43), het betaalmiddel (BT-81), een factuurnotitie (BT-22) en de reden van btw-vrijstelling (BT-120).
ℹ️ Deze velden bestaan op facturen, creditnota’s, aankoopborderellen én terugkerende facturen, maar niet op offertes of bestelbonnen.
Zonder de juiste referenties kan je factuur technisch perfect via Peppol vertrekken en toch blijven hangen bij de ontvanger: ze raakt niet bij de juiste dienst, wordt niet herkend door hun systeem, of wordt zelfs geweigerd. Daarom toont Sage Cloud Demat Invoicing bij het versturen via Peppol een waarschuwing wanneer er geen order-referentie is ingevuld.
En je kan het achteraf niet meer rechtzetten zonder creditnota: eenzelfde factuurnummer kan maar één keer door het Peppol-netwerk passeren. Vergat je een verplichte referentie, dan moet je de factuur crediteren en een nieuwe factuur (met nieuw nummer én de juiste referenties) opmaken en versturen. Vul de velden dus in vóór je verstuurt, en stem op voorhand met je klant af welke referenties die verwacht.
Mijn klant vraagt een “koperreferentie”: welk veld is dat? Dat is Uw referentie (BT-10). Overheidsdiensten geven die referentie meestal mee bij de bestelling.
Zijn deze velden verplicht? Niet volgens de Peppol-standaard, maar veel (overheids)organisaties eisen ze wél om je factuur te kunnen verwerken. Vraag het na bij je klant als je twijfelt.
Waar zie ik of mijn factuur goed is aangekomen? Bekijk de verzendstatus van je factuur; zie ook Hoe los ik Peppol-leveringsproblemen op?
